Cloudbaserat besökssystem för kommuner
Professionellt bemötande av kommunens alla besökare
Modernt besökssystem för kommuner
Är det dags att skaffa ett cloudbaserat besökssystem som hjälper receptionen och medborgarservice att automatiskt och smidigt välkomna, registrera och guida besökare till rätt besöksmottagare och plats? Med det moderna besökssystemet CavVisit hanteras alla typer av besökare till kommun, oavsett vilken förvaltning de besöker.
Alla förvaltningar - Ett system
Varje förvaltning har sina unika regler och meddelanden för besökare till just deras förvaltning. När en förvaltning vill ha besökssystem för att hantera besökare så läggs förvaltningen upp i systemet som en egen liten värld. Det gör att varje förvaltning kan styra över sin del av systemet medan kommunen har en övergripande ”helikopter” vy. Förvaltningen kan ha egen design på besöksbrickor, egna SMS och e-postmeddelanden för besökare och besöksmottagare, egna integrationer (Outlook, Active Directory, passerystem, API) och mycket mer.
Kommunen ser alla besökare och kan hjälpa varje förvaltning att konfigurera sin del av systemet medan förvaltningen ser sin del av systemet.
Tack vare CavVisit’s unika multi-site design är det enkelt för kommunen att börja med besökssystem på en plats och sedan lägga till fler efter behov.
Förbokade och obokade besök hanteras automatiskt
Använder ni MS Outlook för att boka möten? Då har ni allt ni behöver för att automatiskt bjuda in besökare till era lokaler. Besökssystemet har en inbyggd robot som automatiskt fångar in mötesbokningar och känner av vilka som är interna besökare och externa besökare. Externa besökare (som ska bjudas in via besökssystemet) får QR-koder för att förenkla registreringen när de kommer in till kommunens lokaler.
Obokade besökare registrerar sig enkelt och smidigt på de moderna självregistreringskioskerna där varje förvaltning kan ha unika regler som bestämmer hur systemet ska bete sig när besökare skriver in sig hos dem.
QR-koder automatiserar och förenklar
Besökarna använder QR-koderna både som passerkort (om de tillåts) och vid incheckning samt utcheckning.
Inbyggt språkstöd och pappersbaserade inbjudningar
Språkstöd besökssystem
I kioskerna där besökarna registerar sig eller checkar IN och UT så väljer ni vilka språk som ska finnas. Ni kan ha upp till 38 olika språk i samma skärm OCH de kan vara olika per förvaltning.
Pappersbaserade inbjudningar
Varför ska man erbjuda pappersbaserade inbjudningar till besökare i en kommun? Till att börja med är det inte alla som har en e-post adress då det finns många äldre som sköter sina ärenden via telefon och post. Sedan kan det finnas en stor misstro mot e-post hos vissa folkgrupper och då är det viktigt att kunna erbjuda möjligheten att skicka pappersbaserade inbjudningar via besökssystemet.
Kölappar och köhantering
Kösystem och köhanteringssystem
Besökssystemet har ett inbyggt kö-system där besökare kan välja att få en köbricka i väntan på sin tur till att få hjälp.
Varje förvaltning eller avdelning väljer om de ska använda köhanteringssystemet.
Receptionisterna ser hur många person som är i kö och hur länge de har väntat. På digitala skärmar i receptionen syns tydligt gällande nummer och när numret byts så kommer valfritt ljud ur inbyggda högtalar i skärmen.
Självregistreringskioskerna med egen design
Självregistreringskioskerna konfigureras med kommunens/förvaltningens egna bilder, fonter och regler. Kioskerna kan hantera en obegränsad mängd förvaltningar med unika regl
Besökssystemet uppfyller GDPR och Schrems II
Besökssystemet CavVisit är en av de få cloudbaserade svenska besökssystem som uppfyller GDPR och Schrems II. Varför är detta viktigt att veta? Det garanterar att svenska personer uppgifter (medborgarnas uppgifter och alla besökaremottagare – anställda i kommunen) aldrig lämnar Sveriges gränser. CavVisit använder inte utländska cloudtjänster med utländska huvudmän.
Med andra ord, CavVisit uppfyller svenska kommuners och myndigheters krav på IT-säkerhet och är därmed det trygga valet av cloudbaserade besökssystem.
Gör då som Halmstad kommun, Huddinge kommun, Håbo kommun och många fler kommuner – Börja använda det automatiska besökssystemet CavVisit (länk till besökssystem för kommuner).
